Φωτογράφιση workshop και εκπαιδευτικού event: πώς γίνεται χωρίς να διακόπτεται η εμπειρία

Ένα workshop δεν οργανώνεται για τη φωτογραφική κάλυψη. Οργανώνεται για τους ανθρώπους που βρίσκονται εκεί για να μάθουν, να συμμετάσχουν και να αλληλεπιδράσουν.

Η φωτογραφία και το βίντεο πρέπει να καταγράφουν αυτή την εμπειρία χωρίς να γίνονται το κέντρο της.

Αν ο φωτογράφος κινείται συνεχώς μπροστά από τον εισηγητή, ζητά από τους συμμετέχοντες να επαναλάβουν κινήσεις ή διακόπτει τη ροή για στημένες λήψεις, το υλικό μπορεί να βγει καλό, αλλά το ίδιο το event έχει ήδη χάσει κάτι.

Η σωστή φωτογράφιση μιας εταιρικής εκδήλωσης ξεκινά από την κατανόηση του προγράμματος και όχι από το πόσες φωτογραφίες πρέπει να παραδοθούν.

Τι πρέπει να καταγράψει η φωτογράφιση ενός workshop

Ένα εκπαιδευτικό event δεν είναι μόνο ένας ομιλητής μπροστά από μια οθόνη.

Το φωτογραφικό υλικό πρέπει να αποτυπώνει ολόκληρη την εμπειρία:

• Τον χώρο πριν ξεκινήσει η δράση

• Την υποδοχή και τις εγγραφές

• Τον εισηγητή κατά τη διάρκεια της παρουσίασης

• Τις αντιδράσεις των συμμετεχόντων

• Τις πρακτικές ασκήσεις

• Την αλληλεπίδραση μεταξύ εκπαιδευτή και ομάδας

• Τις ερωτήσεις και τη συζήτηση

• Τα εκπαιδευτικά εργαλεία ή τα προϊόντα

• Το branding των διοργανωτών και των χορηγών

• Τα ομαδικά στιγμιότυπα

• Την τελική ατμόσφαιρα του event

Ο στόχος δεν είναι να υπάρχει απλώς απόδειξη ότι το workshop πραγματοποιήθηκε.

Το υλικό πρέπει να βοηθά κάποιον που δεν βρισκόταν εκεί να καταλάβει τι συνέβη, ποιοι συμμετείχαν και τι είδους εμπειρία προσέφερε η διοργάνωση.

Το πρόγραμμα του event καθορίζει την κάλυψη

Πριν από τη φωτογράφιση χρειάζεται να υπάρχει το αναλυτικό πρόγραμμα.

Ο φωτογράφος πρέπει να γνωρίζει:

• Πότε ξεκινά η προσέλευση

• Ποιοι είναι οι βασικοί εισηγητές

• Πότε πραγματοποιούνται οι πρακτικές ασκήσεις

• Ποια σημεία δεν μπορούν να επαναληφθούν

• Πότε γίνονται τα διαλείμματα

• Αν υπάρχουν απονομές ή παρουσιάσεις

• Πότε μπορεί να γίνει ομαδική φωτογραφία

• Ποια άτομα πρέπει οπωσδήποτε να εμφανίζονται στο υλικό

Αυτή η προετοιμασία μειώνει τις άσκοπες μετακινήσεις μέσα στον χώρο.

Ο φωτογράφος γνωρίζει πότε πρέπει να βρίσκεται κοντά στη δράση και πότε μπορεί να απομακρυνθεί, χωρίς να περιμένει συνεχώς μπροστά από τους συμμετέχοντες μήπως συμβεί κάτι σημαντικό.

Η κάλυψη πρέπει να ακολουθεί τη ροή, όχι να τη σκηνοθετεί

Οι πιο χρήσιμες εικόνες ενός workshop συνήθως προκύπτουν όταν οι συμμετέχοντες έχουν ξεχάσει ότι υπάρχει κάμερα στον χώρο.

Η συγκέντρωση, η απορία, η συζήτηση και η στιγμή που κάποιος εφαρμόζει κάτι στην πράξη δεν χρειάζονται σκηνοθεσία.

Χρειάζονται παρατήρηση και σωστή θέση.

Οι επαναλαμβανόμενες οδηγίες όπως «κοιτάξτε προς τα εδώ», «κάντε ξανά αυτή την κίνηση» ή «σηκώστε όλοι το υλικό σας» διακόπτουν την εμπειρία και δημιουργούν εικόνες που συχνά φαίνονται στημένες.

Μερικές οργανωμένες λήψεις μπορούν να προβλεφθούν, αλλά πρέπει να γίνουν σε συγκεκριμένο χρόνο, συνήθως πριν από την έναρξη, σε διάλειμμα ή στο τέλος.

Επιλέξτε σωστά τις θέσεις λήψης

Πριν φτάσουν οι συμμετέχοντες, χρειάζεται να γίνει ένας σύντομος έλεγχος του χώρου.

Ο φωτογράφος εξετάζει:

• Από ποια σημεία φαίνεται καθαρά ο εισηγητής

• Πού μπορεί να σταθεί χωρίς να εμποδίζει

• Ποιες διαδρομές επιτρέπουν διακριτική μετακίνηση

• Αν υπάρχουν εμπόδια ή έντονα φωτεινά σημεία

• Πού βρίσκεται το branding

• Πώς μπορεί να αποτυπωθεί ολόκληρη η αίθουσα

• Ποιο σημείο είναι κατάλληλο για την ομαδική φωτογραφία

Δεν χρειάζεται να κινείται συνεχώς σε ολόκληρη την αίθουσα.

Συνήθως, δύο ή τρεις σωστά επιλεγμένες θέσεις μπορούν να καλύψουν το μεγαλύτερο μέρος της δράσης, χωρίς ο φωτογράφος να περνά διαρκώς μπροστά από το κοινό.

Αποφύγετε την άσκοπη χρήση flash

Το flash μπορεί να είναι χρήσιμο σε συγκεκριμένες στιγμές, αλλά η συνεχής χρήση του μέσα σε ένα εκπαιδευτικό event αποσπά την προσοχή.

Κατά τη διάρκεια μιας ομιλίας ή μιας άσκησης, οι επαναλαμβανόμενες λάμψεις μπορεί να κουράσουν τόσο τον εισηγητή όσο και τους συμμετέχοντες.

Όπου είναι δυνατό, η κάλυψη μπορεί να βασιστεί στον υπάρχοντα φωτισμό και στον κατάλληλο φωτογραφικό εξοπλισμό.

Η χρήση πρόσθετου φωτισμού μπορεί να περιοριστεί σε:

• Ομαδικές φωτογραφίες

• Πορτρέτα των εισηγητών

• Στημένες λήψεις προϊόντων ή εξοπλισμού

• Στιγμές πριν ή μετά το βασικό πρόγραμμα

Έτσι, διατηρείται η ποιότητα του υλικού χωρίς να αλλάζει η ατμόσφαιρα της αίθουσας.

Οι αντιδράσεις του κοινού είναι εξίσου σημαντικές

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι η κάλυψη να επικεντρώνεται σχεδόν αποκλειστικά στον εισηγητή.

Αυτό δημιουργεί δεκάδες παρόμοιες εικόνες ενός ανθρώπου που μιλά μπροστά από μια παρουσίαση.

Οι αντιδράσεις του κοινού δίνουν μεγαλύτερο βάθος στην ιστορία του event.

Χρειάζονται εικόνες με:

• Συγκεντρωμένους συμμετέχοντες

• Σημειώσεις και εκπαιδευτικό υλικό

• Ερωτήσεις προς τον εισηγητή

• Συζητήσεις μεταξύ των μελών της ομάδας

• Πρακτική εφαρμογή όσων παρουσιάζονται

• Αυθόρμητες αντιδράσεις

• Μικρές στιγμές συνεργασίας

Αυτές οι φωτογραφίες δείχνουν ότι το workshop δεν ήταν μια μονόδρομη παρουσίαση. Υπήρξε συμμετοχή.

Η πρακτική άσκηση χρειάζεται διαφορετική προσέγγιση

Σε ένα hands-on workshop, το σημαντικότερο μέρος μπορεί να μην είναι η παρουσίαση αλλά η στιγμή που οι συμμετέχοντες δοκιμάζουν όσα έμαθαν.

Εδώ ο φωτογράφος χρειάζεται να πλησιάσει περισσότερο, χωρίς να μπει ανάμεσα στον εκπαιδευτή και στην ομάδα.

Μπορούν να καταγραφούν:

• Χέρια που χρησιμοποιούν εργαλεία ή εξοπλισμό

• Κοντινές λήψεις της διαδικασίας

• Ο εκπαιδευτής καθώς καθοδηγεί έναν συμμετέχοντα

• Μικρές ομάδες που συνεργάζονται

• Το τελικό αποτέλεσμα μιας άσκησης

• Λεπτομέρειες που εξηγούν το αντικείμενο του workshop

Οι λήψεις αυτές είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για την προώθηση επόμενων εκπαιδευτικών δράσεων, επειδή δείχνουν πρακτικά τι θα κάνει ο συμμετέχων και όχι μόνο τι θα ακούσει.

Φωτογραφία και βίντεο πρέπει να σχεδιάζονται μαζί

Όταν ένα workshop καλύπτεται ταυτόχρονα με φωτογραφία και βίντεο, οι δύο επαγγελματίες πρέπει να γνωρίζουν τις κινήσεις και τις ανάγκες ο ένας του άλλου.

Διαφορετικά, μπορεί να εμφανίζονται συνεχώς ο ένας στο κάδρο του άλλου ή να προσπαθούν να καλύψουν την ίδια στιγμή από το ίδιο σημείο.

Πριν από την έναρξη συμφωνούνται:

• Οι βασικές θέσεις λήψης

• Ποιος καλύπτει κάθε πλευρά της αίθουσας

• Ποιες στιγμές χρειάζονται καθαρό ήχο

• Πότε μπορούν να γίνουν πιο κοντινές λήψεις

• Ποια πλάνα προορίζονται για οριζόντιο βίντεο

• Ποια στιγμιότυπα χρειάζονται κάθετη εκδοχή

Η συνδυασμένη παραγωγή φωτογραφίας και βίντεο μπορεί να δώσει υλικό για recap video, social media, website, επόμενες εγγραφές και εταιρικές παρουσιάσεις από την ίδια διοργάνωση.

Ο καθαρός ήχος χρειάζεται ξεχωριστή πρόβλεψη

Για ένα σύντομο recap video μπορεί να αρκούν εικόνες της δράσης, μουσική και λίγες επιλεγμένες φράσεις.

Αν όμως πρέπει να παραδοθούν ολόκληρες ομιλίες, εκπαιδευτικά αποσπάσματα ή συνεντεύξεις, ο ήχος δεν μπορεί να βασιστεί μόνο στο μικρόφωνο της κάμερας.

Χρειάζεται να έχει συμφωνηθεί:

• Αν θα γίνει σύνδεση με την κονσόλα του χώρου

• Αν ο εισηγητής θα φορά ξεχωριστό μικρόφωνο

• Αν θα καταγραφούν οι ερωτήσεις του κοινού

• Αν χρειάζεται εφεδρική ηχογράφηση

• Ποια σημεία θα χρησιμοποιηθούν σε τελικά clips

Ο κακός ήχος δεν διορθώνεται πάντα στο μοντάζ. Η γνωστή φράση «θα το φτιάξουμε μετά» έχει καταστρέψει περισσότερα βίντεο από όσα θα ήθελε να παραδεχτεί ο κλάδος.

Προβλέψτε λίγα λεπτά για οργανωμένες λήψεις

Η διακριτική κάλυψη δεν σημαίνει ότι όλες οι φωτογραφίες πρέπει να είναι αυθόρμητες.

Ορισμένες λήψεις αξίζει να οργανωθούν:

• Καθαρό πορτρέτο κάθε εισηγητή

• Ομαδική φωτογραφία της ομάδας

• Φωτογραφία των διοργανωτών

• Εικόνες με χορηγούς ή συνεργάτες

• Καθαρή φωτογραφία του χώρου και του branding

• Φωτογραφίες εκπαιδευτικού υλικού ή προϊόντων

Το σημαντικό είναι να έχουν ενταχθεί στο πρόγραμμα.

Αν ζητηθεί ξαφνικά μια ομαδική φωτογραφία την ώρα που οι μισοί συμμετέχοντες έχουν φύγει για διάλειμμα, ο φωτογράφος δεν διαθέτει ακόμη λειτουργία τηλεμεταφοράς. Τουλάχιστον όχι στο βασικό πακέτο.

Τι υλικό χρειάζεται ο διοργανωτής μετά το event

Πριν από την παραγωγή πρέπει να είναι ξεκάθαρο πού θα χρησιμοποιηθεί το περιεχόμενο.

Ένα workshop μπορεί να χρειάζεται υλικό για:

• Ανακοίνωση επόμενης ημερομηνίας

• Website και landing page

• Social media posts

• Stories και Reels

• Newsletter

• Δελτίο Τύπου

• Παρουσίαση προς χορηγούς

• Εσωτερική εταιρική επικοινωνία

• Εκπαιδευτικό αρχείο

• Επόμενη διαφημιστική καμπάνια

Η χρήση επηρεάζει τα κάδρα που πρέπει να δημιουργηθούν.

Για παράδειγμα, ένα website banner χρειάζεται οριζόντια φωτογραφία με διαθέσιμο χώρο για τίτλο. Ένα Instagram Story χρειάζεται κάθετη λήψη. Μια παρουσίαση χορηγού χρειάζεται καθαρό branding και εικόνες που αποδεικνύουν τη συμμετοχή του κοινού.

Το brief προστατεύει και την εμπειρία και το αποτέλεσμα

Ένα καλό brief δεν αφορά μόνο τις τεχνικές απαιτήσεις.

Πρέπει να αναφέρει:

• Το αναλυτικό πρόγραμμα

• Τους βασικούς ανθρώπους

• Τις σημαντικότερες στιγμές

• Τα επιθυμητά παραδοτέα

• Τα κανάλια χρήσης

• Τους περιορισμούς του χώρου

• Τυχόν συμμετέχοντες που δεν επιθυμούν να φωτογραφηθούν

• Τις ανάγκες των χορηγών

• Την προτεραιότητα ανάμεσα σε φωτογραφία και βίντεο

• Την επιθυμητή ταχύτητα παράδοσης

Η επαγγελματική κάλυψη εταιρικών εκδηλώσεων οργανώνεται γύρω από αυτά τα σημεία, ώστε η ομάδα παραγωγής να γνωρίζει τι πρέπει να καταγράψει χωρίς να παρεμβαίνει άσκοπα στη δράση.

Η καλύτερη κάλυψη γίνεται σχεδόν αόρατη

Ένα workshop έχει πετύχει όταν οι συμμετέχοντες παραμένουν συγκεντρωμένοι στην εμπειρία.

Η φωτογραφική και βιντεογραφική ομάδα πρέπει να αποτυπώσει αυτή τη συγκέντρωση χωρίς να την αλλάξει.

Αυτό απαιτεί προετοιμασία, γνώση του προγράμματος και κατανόηση του τρόπου με τον οποίο κινείται μια εκπαιδευτική δράση.

Στην ImageNation αναλαμβάνουμε φωτογράφιση εταιρικών εκδηλώσεων, workshops και εκπαιδευτικών events, με δυνατότητα συνδυασμένης φωτογραφικής και βιντεογραφικής κάλυψης.

Για workshops, παρουσιάσεις και brand events που χρειάζονται οργανωμένο χώρο παραγωγής, μπορείτε επίσης να δείτε τις επιλογές για ενοικίαση studio στη Θεσσαλονίκη.

Επικοινωνήστε μαζί μας για να οργανώσουμε την κάλυψη του επόμενου workshop χωρίς να διακόψουμε αυτό που έχει πραγματικά σημασία: την εμπειρία των ανθρώπων που συμμετέχουν.