Η σεζόν των εταιρικών events ξεκινά: τι υλικό χρειάζεστε για LinkedIn, Τύπο και χορηγούς

Ένα εταιρικό event δεν τελειώνει όταν φύγει ο τελευταίος καλεσμένος. Οι φωτογραφίες και τα βίντεο που δημιουργούνται εκεί μπορούν να χρησιμοποιηθούν για ημέρες ή ακόμη και μήνες μετά τη διοργάνωση.

Το λάθος που γίνεται συχνά είναι ότι η φωτογραφική κάλυψη αντιμετωπίζεται απλώς ως καταγραφή. Ζητάμε από τον φωτογράφο να καλύψει το event και περιμένουμε στο τέλος έναν μεγάλο φάκελο με εικόνες.

Στην πράξη, όμως, άλλο υλικό χρειάζεται μια ανάρτηση στο LinkedIn, άλλο ένα δελτίο Τύπου και άλλο η αναφορά που θα σταλεί στους χορηγούς.

Για να αξιοποιηθεί πραγματικά η παραγωγή, τα παραδοτέα πρέπει να σχεδιαστούν πριν από την ημέρα της εκδήλωσης.

Ένα event, τρία διαφορετικά κοινά

Το ίδιο εταιρικό event μπορεί να επικοινωνηθεί με πολλούς τρόπους.

Στο LinkedIn θέλετε να δείξετε τους ανθρώπους, την ενέργεια και τη συμμετοχή.

Ο Τύπος χρειάζεται καθαρές εικόνες που εξηγούν άμεσα τι συνέβη, ποιοι συμμετείχαν και ποια ήταν η σημασία της διοργάνωσης.

Οι χορηγοί θέλουν να δουν πώς παρουσιάστηκε το brand τους, πού εμφανίστηκε το λογότυπό τους και πώς αλληλεπίδρασε το κοινό με την παρουσία τους.

Αν δεν έχουν προβλεφθεί αυτές οι διαφορετικές ανάγκες, μπορεί να έχετε εκατοντάδες φωτογραφίες αλλά όχι τις σωστές φωτογραφίες.

Τι φωτογραφίες χρειάζεστε για το LinkedIn

Το LinkedIn δεν χρειάζεται μόνο μια φωτογραφία της σκηνής και ένα γενικό κείμενο του τύπου «ήταν χαρά μας που συμμετείχαμε».

Χρειάζεται εικόνες που δείχνουν τι συνέβη και γιατί είχε αξία.

Το βασικό υλικό μπορεί να περιλαμβάνει:

• ένα δυνατό γενικό πλάνο του χώρου

• τους βασικούς ομιλητές επάνω στη σκηνή

• αντιδράσεις και συμμετοχή του κοινού

• συζητήσεις και στιγμές networking

• στελέχη της εταιρείας σε φυσικές στιγμές

• branded σημεία του event

• λεπτομέρειες που αποτυπώνουν την ατμόσφαιρα

• κάθετες εικόνες και σύντομα clips για social media

Δεν χρειάζεται να δημοσιεύσετε ολόκληρη τη φωτογραφική κάλυψη. Μια προσεγμένη επιλογή από εικόνες που αφηγούνται την πορεία του event λειτουργεί πολύ καλύτερα από ένα άλμπουμ χωρίς ξεκάθαρη σειρά.

Χρήσιμο είναι επίσης να παραδοθούν ορισμένες επιλεγμένες φωτογραφίες γρήγορα, ώστε η πρώτη ανάρτηση να γίνει όσο το event παραμένει επίκαιρο.

Τι υλικό χρειάζεται ο Τύπος

Οι εικόνες που προορίζονται για δελτία Τύπου πρέπει να είναι ξεκάθαρες και εύκολες στη χρήση από δημοσιογράφους, websites και κλαδικά μέσα.

Συνήθως χρειάζονται:

• καθαρά πορτρέτα των βασικών ομιλητών

• φωτογραφίες από σημαντικές παρουσιάσεις ή ανακοινώσεις

• επίσημες στιγμές, όπως βραβεύσεις, υπογραφές ή εγκαίνια

• ένα γενικό πλάνο που δείχνει την κλίμακα της διοργάνωσης

• φωτογραφίες με εμφανή αλλά όχι πιεστική παρουσία του brand

• οριζόντιες εικόνες κατάλληλες για άρθρα και δημοσιεύσεις

• σωστά ονόματα και ιδιότητες για τα πρόσωπα που εμφανίζονται

Εδώ η ταχύτητα παράδοσης παίζει σημαντικό ρόλο. Αν το δελτίο Τύπου πρέπει να σταλεί την επόμενη ημέρα, οι βασικές φωτογραφίες δεν μπορούν να παραδοθούν μία εβδομάδα αργότερα.

Πριν από το event πρέπει να έχει συμφωνηθεί ποιες εικόνες έχουν προτεραιότητα και πότε πρέπει να είναι διαθέσιμες.

Τι χρειάζονται οι χορηγοί

Η προβολή των χορηγών δεν πρέπει να περιορίζεται σε μια φωτογραφία ενός banner ή ενός άδειου περιπτέρου.

Ο στόχος είναι να καταγραφεί η πραγματική παρουσία τους μέσα στο event.

Χρειάζονται εικόνες όπως:

• τα λογότυπα μέσα στο συνολικό περιβάλλον της διοργάνωσης

• περίπτερα και branded activations με κόσμο

• προϊόντα ή υπηρεσίες την ώρα που χρησιμοποιούνται

• αλληλεπίδραση επισκεπτών με την ομάδα του χορηγού

• ομιλητές μπροστά από τις επίσημες σημάνσεις

• κοντινά πλάνα προϊόντων και διαφημιστικού υλικού

• γενικά πλάνα που δείχνουν τη θέση του χορηγού στο event

Αν υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα χορηγίας, αυτό πρέπει να είναι γνωστό στην ομάδα παραγωγής. Ένας βασικός χορηγός μπορεί να χρειάζεται πολύ περισσότερες λήψεις και διαφορετικά παραδοτέα από έναν υποστηρικτή της εκδήλωσης.

Η φωτογραφική κάλυψη λειτουργεί έτσι και ως απόδειξη της αξίας που έλαβε ο χορηγός από τη συμμετοχή του.

Μην ξεχνάτε το βίντεο

Οι φωτογραφίες καλύπτουν μεγάλο μέρος της επικοινωνίας, αλλά το βίντεο μπορεί να μεταφέρει καλύτερα την κίνηση, τον παλμό και την κλίμακα ενός event.

Ανάλογα με τη διοργάνωση, μπορεί να χρειάζεστε:

• ένα σύντομο video highlight για άμεση δημοσίευση

• ένα ολοκληρωμένο aftermovie

• κάθετα clips για LinkedIn, Instagram και Reels

• αποσπάσματα από βασικές ομιλίες

• σύντομες δηλώσεις στελεχών ή καλεσμένων

• ξεχωριστά clips για τους χορηγούς

• ολόκληρες παρουσιάσεις ή panel discussions

Το βίντεο πρέπει επίσης να σχεδιαστεί από πριν. Ένα aftermovie, μια πλήρης καταγραφή ομιλιών και δέκα κάθετα clips είναι διαφορετικά παραδοτέα και απαιτούν διαφορετική προσέγγιση στο γύρισμα.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει το brief

Ένα σωστό brief βοηθά τη φωτογραφική και βιντεοληπτική ομάδα να βρίσκεται στο σωστό σημείο τη σωστή στιγμή.

Πριν από το event πρέπει να γνωρίζει:

• το αναλυτικό πρόγραμμα

• τις στιγμές που δεν πρέπει να χαθούν

• τα βασικά στελέχη, τους ομιλητές και τους καλεσμένους

• ποιοι άνθρωποι πρέπει οπωσδήποτε να φωτογραφηθούν μαζί

• ποιοι είναι οι χορηγοί και τι προβολή χρειάζονται

• σε ποια μέσα θα χρησιμοποιηθεί το υλικό

• ποια αρχεία πρέπει να παραδοθούν άμεσα

• αν χρειάζονται οριζόντια και κάθετα formats

• ποιος εγκρίνει τις τελικές επιλογές

Ακόμη και ένα σύντομο briefing πριν από την έναρξη μπορεί να αποτρέψει σημαντικές παραλείψεις.

Τα συχνότερα λάθη στην κάλυψη ενός εταιρικού event

Όλο το υλικό παραδίδεται με τον ίδιο τρόπο

Το υλικό για το LinkedIn, τον Τύπο και τους χορηγούς δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως μία ενιαία συλλογή.

Δεν υπάρχει λίστα σημαντικών προσώπων

Η ομάδα παραγωγής δεν μπορεί να γνωρίζει από μόνη της ποια στελέχη, συνεργάτες ή καλεσμένοι έχουν ιδιαίτερη σημασία.

Οι χορηγοί προστίθενται την τελευταία στιγμή

Χωρίς σαφές brief, μπορεί να μην καταγραφούν σωστά τα περίπτερα, οι ενεργοποιήσεις και η παρουσία κάθε χορηγού.

Η παράδοση γίνεται πολύ αργά

Το περιεχόμενο ενός event χάνει γρήγορα την επικαιρότητά του. Οι επιλεγμένες εικόνες για δημοσίευση πρέπει να έχουν διαφορετικό χρόνο παράδοσης από το πλήρες αρχείο.

Υπάρχουν μόνο φωτογραφίες της σκηνής

Ένα event δεν είναι μόνο οι ομιλίες. Είναι οι άνθρωποι, οι συζητήσεις, οι λεπτομέρειες, οι αντιδράσεις και η συνολική εμπειρία.

Σχεδιάστε την αξιοποίηση πριν από την κάλυψη

Η σωστή φωτογράφιση εταιρικού event δεν έχει στόχο απλώς να αποδείξει ότι η εκδήλωση πραγματοποιήθηκε.

Πρέπει να δημιουργεί υλικό που μπορεί να χρησιμοποιηθεί από την εταιρεία, το τμήμα marketing, το PR, τους ομιλητές και τους χορηγούς.

Όσο πιο καθαρό είναι το πλάνο πριν από τη διοργάνωση, τόσο πιο χρήσιμα θα είναι τα παραδοτέα μετά από αυτή.

Στην ImageNation αναλαμβάνουμε φωτογραφική και βιντεοληπτική κάλυψη εταιρικών εκδηλώσεων στη Θεσσαλονίκη, με οργανωμένο brief, ξεκάθαρα παραδοτέα και ενιαία αισθητική.

Επικοινωνήστε μαζί μας πριν από το επόμενο event σας, ώστε να σχεδιάσουμε το υλικό που θα χρειαστείτε για LinkedIn, Τύπο, συνεργάτες και χορηγούς.